2023年度8月通常総会計画書並びに予算()について

審議

 

 

事業名

2023年度8月通常総会

担当副理事長(上程責任者)

重野 隆太

委員長名

山之上 政広

 

委員会名

総務委員会

文書作成者役職・氏名

委員長 山之上 政広

 

議案上程日

20230719

議案確認日

20230719

 

 

事業要項(企画)

 

1.実施に至る背景

定款第5章第36条に基づき8月通常総会を開催する必要があります。次年度役員の承認及び補正予算を決議し、本年度の活動を円滑に遂行出来るように致します。

2.本事業で描く夢

8月総会を通じて会員が組織の方向性や総会の重要案件を理解し、一人ひとりが当事者意識をもち、行動できる人財となることで組織のブランド力向上につなげる。

3.目的

【対内】

霧島青年会議所の活動・運動の方向性を確認すると共に組織の重要案件の内容を会員が理解した上で議決権を行使することを目的とします。

【対外】

無し

4.連携する外部/内部

パートナー種別

無し

5.実施日と実施前後のスケジュール

■実施日

20230822

【総会】

受付 18:00

開始 18:30

終了 20:00

ハイブリッド開催

 

【日時選定理由】

日付においては定例日がお盆と重なったため運営方と相談したのち翌週の22日に選定致しました。

開催時間についてはステージ等ある会場を選定しました。そのいずれも遅くとも22時までの散会をお願いされており、ゆとりをもった総会、懇親会を行うには早めの開催が望ましいと判断しこの時間設定としております。

 

■実施前後のスケジュール

日付

場所

内容

実施有無

0502()

総務委員会

委員会

0509()

JC会館

5回正副長会議 

0516()

霧島市商工会館

5月例会

0519()

TEL

打ち合わせ

打合せ備忘録

0523()

一天張

現地打ち合わせ

 

JC会館

5回理事会 協議

0605()

TEL

打ち合わせ

0606()

総務委員会

委員会

0610()

舞鶴館

打ち合わせ

0613()

JC会館

6回正副長会議

0620()

総合福祉センター

6月例会

0627()

JC会館

6回理事会 協議

0704()

総務委員会

委員会

0711()

JC会館

7回正副長会議

0718()

総合福祉センター

7月例会

8月総会出欠聞き取り

0725()

JC会館

7回理事会 審議

 

0726()

総務委員会

案内文配信、委任状、総会資料電子配信

 

0801()

総務委員会

委員会

委任状回収確認

委任状未回収者再度お願い

 

0810()

総務委員会

総会資料紙出し、委任状回収期限、

 

0821()

JC会館

前日リハーサル、総会道具準備、会務報告確認

 

0822()

舞鶴館

総会当日

 

0823()

総務委員会

アンケート回収確認

 

0829()

総務委員会

アンケート回収期限

 

報告クール

1010()

JC会館

10回正副長会議

 

1017()

 

10月例会

 

1024()

JC会館

10回理事会 協議

 

1114()

JC会館

11回正副長会議

 

1121()

 

11月例会

 

1128()

JC会館

11回理事会 審議

 

6.実施場所

名称:舞鶴館

住所:8994332

    鹿児島県霧島市国分中央3丁目1-3

TEL 0995451505

会場図

会場選定理由

7.事業内容

 (目的達成のための手法)

【具体的手法】

まずは総会の内容を周知するために、案内文配信後に総務委員会にて、会員へ不明な点が無いか確認を行うと共に電子委任状の説明や総会の重要性を伝えます。さらに組織における最大の意思決定の場である総会に出席して頂き、本人の意思が伴った議決権を行使することで会員一人ひとりの意識統一に繋げ、霧島青年会議所の2023年度の方向性を全員で確認致します。

 

次第

1.開会宣言

2.国歌斉唱

3.JCソング斉唱

4.JCIクリード唱和

5.JCIMISSION唱和並びにJCIVision唱和

6.JC宣言文朗読並びに綱領唱和

7.公益社団法人霧島青年会議所 未来ビジョン唱和

8.公益社団法人霧島青年会議所 2023年度スローガン唱和

 

              「共存共栄」

∼人と人をつなぎ可能性を広げ新たな価値を創造しよう∼

 

9.公益社団法人霧島青年会議所 理事長挨拶

10.議長選出

11.出席及び定足数の確認

12.資料の確認

13.議事録作成人指名

14.議事の確認

15.本日の議題

   第1号議案 2023年度8月補正予算()承認の件

   第2号議案 2024年度理事役員予定者()承認の件

   第3号議案 その他

16.委員会報告

17.九州コンファレンス2024in霧島実行委員会報告

18.会務報告

19.出席率並びに議決権行使率発表

20.監事講評

21.閉会宣言

 

進行表タイムスケジュール

【検証方法】

総会後にアンケートの実施を行い、総会内容の把握ができたか、本年度の方向性が確認できたかを集計しその内容と共に引き継ぎを致します。

8月通常総会アンケート

8月通常総会アンケート(欠席者用)

 

【工夫】

【参加促進について】

工夫1:総会資料の電子配信を電子委任状、案内文発送と同時に行い事前に内容を確認して頂きます。

効果1:電子配信をすることで、時間のある時に総会資料の事前確認ができ、総会当日、より有意義な議決権の行使が期待できます。

8月総会案内文(会員)

8月総会案内文(特別会員)

8月総会案内文(仮会員)

1号議案 2023年度8月補正予算()承認の件

2号議案 2024年度次年度理事役員予定者()承認の件

8総会電子委任状

 

工夫2:定例委員会にて委員会メンバーで総会資料の内容をしっかり落とし込み、電話連絡の際に総会内容や疑問に思うこと、電子委任状の書き方などしっかり説明できるように致します。

効果2:事前に疑問に思うことについて確認することで、総会資料へ目を通して頂けるとともに、興味をもって頂き参加の促進に繋げ、電子委任状の書き間違い等の防止となります。

 

電子委任状説明文

 

工夫3:2023年度の7月例会にて8月総会の案内を委員会メンバーで割り振り、直接お願いします。

効果3:直接お願いすることでスケジュールを押さえてもらい、参加を促します。

 

工夫4:各委員会や会員の交流の場などに出向き総会への参加をお願いします。

効果4:委員会以外の場所でもお願いすることによって参加を促します。

 

工夫5:欠席や当日キャンセルの多い会員には定期的に電話連絡を行い、スケジュール調整をしていただきます。

効果5:定期的に行うことで参加をより確実なものとします。

 

工夫6:各委員長に担当委員会メンバーへの参加を促していただきます。

効果6:委員長同士連携し促すことで参加を確実なものとします。

 

工夫7:出欠管理ツール等を活用し出欠確認を行い、無回答者には直接電話連絡等を行います。

効果7:効率的な出欠確認が行えます。

2023年度 JCI霧島出欠管理表

 

工夫8:ハイブリッド開催で行います。

効果8:やむを得ず会場参加が叶わない会員でもWEB参加していただくことで出席率向上につなげます。

オンラインでのマナーとルール

 

工夫9:1月総会にて当日キャンセルがあった会員に個別で数回連絡を行います。

効果9:数回連絡を行うことで参加を確実なものとします。

 

工夫10:WEB参加者には確実に顔出しが必須のこと事前に伝え、案内文にも記載します。

効果10:事前に伝えることで出席率の向上につなげます。

 

【事前準備について】

 

工夫1:総会資料について、内容に誤りがないか印刷前に再度担当副理事長にチェックしていただき、印刷の際は試し刷りを入念にチェックしたうえで本印刷を行います。

効果1: ダブルチェックを何度も行うことにより、事前にミスを防げます。

 

工夫2:8月定例委員会にて総会会場の備品について事前に不具合がないかを確認します。

効果2:当日の運営時のトラブルを未然に防ぎます。

 

備品リスト

工夫3:セレモニー演者・司会者の実動を踏まえたリハーサル・登壇の仕方等を綿密に行い、タイムスケジュール通りに出来るようスケジュールに余裕を取り入れます。

効果3:厳粛かつ円滑に総会が行われます。

 

工夫4:電子委任状をメールにて発送いたします。

効果4:電子委任状を使用することによってハガキ等の費用を節約し、配達日など祝祭日被りを気にせず発送できます。

 

電子委任状

工夫5:セレモニー演者などに対しての予備演者を依頼します。

効果5:予備の演者を依頼することで不測の事態に備えることができます。

 

工夫6:駐車場に限りのある会場の場合は事前に会員への電話連絡の際や全体LINEなどで乗り合わせの推奨や近くの駐車場の案内を行います。

効果6:事前に情報を共有することで当日会場付近での迷惑駐車や混乱等を防ぎます。

 

【総会当時の運営について】

 

工夫1:事前にLINEグループにて会務報告の件数・内容を確認し、当日タイムキーパーを置いて、進行状況を管理します。

効果1:定刻どおりの進行につながります。

 

工夫2:各議案の議事に入る前に出席者数を確認します。

効果2:出席者を確定し、正確な議決権数の把握が可能となります。

 

工夫3:司会役に補佐役をつけ、定足数の締め切り後すぐに確認が取れるようにします。

効果3:補佐役をつけることで、スムーズな進行につながります。

 

工夫4:新入会員、仮会員の近くに総務委員会メンバーを配置し疑問点などがあった場合にすぐ対応できるようにします。

効果4:新入会員、仮会員など総会への出席が初めての会員でも不安なく参加していただけます。

【前年度からの引継ぎについて】

 

■前年度からの引継ぎ事項

【参加促進】

引継1:1月総会で当日キャンセルのあった会員の方へは個別で連絡を数回行って下さい。

引継2:ハイブリッドで開催する場合も原則会場とすることで多くの会場での出席を見込めますので続けて行って下さい。

 

【事前準備】

引継1:委任状を期日内に回収するために、委員会にて手分けして直接配り回収するなどの工夫を考え期日内に回収につなげてください。

引継2:総会はプレジデンシャルリースを使用しますので、備品リストの確認を必ず行って下さい。

【総会当日】

引継1:総会を欠席された会員の方は、総会後に連絡を取り組織の目的や方向性を理解しているかの確認を行い、検証をして下さい。

 

1月通常総会からの引継ぎ事項へ

8.目的の検証方法

@委任状返信メールにて

Aアンケート設問1:回答結果にて

Bアンケート設問3:回答結果にて

検証指標

@    委任状回収率

A    アンケート1:の「しっかりと理解できた」の回答率

B    アンケート3:の「しっかりと確認できた」の回答率

検証水準

@    100%

A    100%

B    100%

検証期日

@    810(総会当日より12日前)

A    829(総会当日より7日後)

B    829(総会当日より7日後)

 

8月総会アンケート

8月総会アンケート(欠席者用)

9.対象者及び参加員数

(対内)公益社団法人霧島青年会議所全会員

正会員   36

特別会員  1名

仮会員    6

 

計      43

2023年度会員名簿

10.前回の上程より、

ブラッシュアップした点

正副意見への対応

 

 

 

11.

予算総額

\15,000

事業計画収支予算書へ

12.

引用著作物の有無

13.

対外配付資料の

有無

14.

公益性の有無

15.審議対象資料

16.参考資料

1)

8月総会アンケート(欠席者用)

1)

年間事業計画書基本方針公益7項目

2)

8月総会アンケート

2)

会場図

3)

8月総会電子委任状

3)

会場選定理由

4)

8月総会案内文(仮会員)

4)

8月総会シナリオ

5)

8月総会案内文(会員)

5)

進行表タイムスケジュール

6

8月総会案内文(特別会員)

6

2023年度会員名簿

7)

8月総会次第

7)

備品リスト

 

 

8)

1月総会引継ぎ

 

 

9)

オンラインでのマナーとルール

 

 

10)

議長ふんどし

 

 

11)

電子委任状説明文

 

 

12)

役割表

 

 

13)

8月総会懇親会進行表

 

前回までの流れ(意見と対応)

 

07回正副理事長会議

 

開催日

2023

07

11

(火曜日)

審議

 

意見1:

予算書 様式3 見積書の有効期限が1900年になっています。

対応1:

有効期限はないとの事でしたので-と記載しました。

意見2:

2024年度次年度理事役員はあっていますか。あっているのならば案内文なども変更してください。

対応2:

過去議案を確認したところあっていましたので案内文などを変更しました。

意見3:

次年度理事長挨拶は議長が壇上から降りてからの方がよいのでは。

対応3:

議長降壇後の挨拶に変更しました。

意見4:

参加員数は43名なのでは。

対応4:

43名に変更しました。

 

06回理事会

 

開催日

2023

06

27

(火曜日)

協議

 

意見1:

参加員数 正会員が37名となっているので36名にしてください。

対応1:

正会員を36名に修正しました。

意見2:

近隣駐車場の情報を案内文にQRコードなどで添付してください。

対応2:

近隣駐車場は2120分に閉場するとのことでしたので推奨駐車場や乗り合わせの段取りを全体LINEにて行い、会場側も15名以上なら送迎バスを出していただけるとの事でしたのでそちらも視野に入れて計画していきます。

意見3:

アンケートの検証水準70%の根拠を記載してください。

対応3:

過去3年間のアンケートを結果がすべて100%になっていたため100%に変更しました。

意見4:

事前準備、総会時間延長などで会場費は変動しないか。

対応4:

会場費変動の内容を備忘録に記載しました。

意見5:

2号議案2023年度次年度理事役員予定者()承認の件の年度部分は2023であっていますか。

対応5:

2024年度に変更しました。

意見6:

出欠管理表のデータを更新してください。

対応6:

データを更新しました。

意見7:

新入会員や仮会員など総会初参加の会員も多いので総会の説明などを行ってください。

対応7:

直接電話連絡を行い説明し、総会当日も安心して参加して頂ける工夫を行います。

意見8:

案内文 直前理事長に関しては委任状不要なので案内文から削除してください。

対応8:

案内文から削除しました。

意見9:

参加促進 工夫2 2022年となっているので2023年に修正してください。

対応9:

2023年に修正しました。

 

06回正副理事長会議

 

開催日

2023

06

20

(火曜日)

協議

 

意見1:

会場費が0円になっていますがあっていますか。

対応1:

会場費は15000円とのことでした。

意見2:

実施前後スケジュールの総会当日の会場がシエロのままになっています。

対応2:

舞鶴館に変更しました。

意見3:

案内文、議案本文の集合時間はいりますか。

対応3:

集合時間を削除しました。

意見4:

次年度予定者挨拶をタイムスケジュールに盛り込んでください。

対応4:

タイムスケジュールに記入しました。

意見5:

開始時間早める必要がありますか。

対応5:

日時選定理由に早める必要を記載しました。

 

 

05回理事会

 

開催日

2023

05

30

(火曜日)

協議

 

意見1:

実施前後スケジュールの実施有無に✓を記入してください。

対応1:

✓を記入しました。

意見2:

仮会員案内文の時間が間違っているので修正してください

対応2:

時間を修正しました。

意見3:

実施前後スケジュールの日付の横に曜日も記入してください

対応3:

曜日を記入しました。

意見4:

出欠確認ツールが活用されているか聞き取り等行ってください

対応4:

聞き取りを行った結果、必要だという方もおりましたのでこのまま使用いたします。

意見5:

参加促進 工夫5 運転中のWEB参加は危険を伴うので削除してください。

対応5:

参加促進 工夫5 削除しました。

 

05回正副理事長会議

 

開催日

2023

05

09

(火曜日)

協議

 

意見1:

案内文の拝啓のあとは一マス開けてください。

対応1:

一マス開けて記載しました。

意見2:

7.8月総会電子委任状が全角になっています。

対応2:

7.半角に修正しました。

意見3:

ファイル名が全角になっています。

対応3:

半角に修正しました。

意見4:

11.予算0が全角になっています。0のあとに-を記載してください。

対応4:

半角に修正し、-を記載しました。

意見5:

進行表タイムスケジュール、議長が決まっていれば記載してください。

対応5:

議長を記載しました。

意見6:

5.22時が全角になっています。

対応6:

5.半角に修正しました。

意見7:

ハイブリットではハイブリッドと記載してください。

対応7:

ハイブリッドに修正しました。

意見8:

演台がある会場か確認してください。

対応8:

確認したところ演台がある会場を使用可能と返答いただきました。

意見9:

ポケットWi-Fiの予算はどうするのか。

対応9:

自前のものを使用するため予算には計上致しません。

意見10:

開始時間が早いので早めの周知を行い確約等いただくなどして出席率向上につなげてください。

対応10:

早めの周知を行い出席率につなげます。

意見11:

進行表タイムスケジュールの中身が1月総会となっています。

対応11:

8月総会に修正しました。

意見12:

特別会員案内文が1月総会となっています。

対応12:

8月総会に修正しました。

意見13:

案内文の懇親会費を記入してください。

対応13:

懇親会費を記入しました。

意見14:

工夫8 ホテル開催ではないのでいらないのでは。

対応14:

ホテル開催ではないので削除しました。

 

●議案上程スケジュール

 

 

事業計画 ・ 予算

 

事業報告 ・ 決算

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

5

正副理事長会議

20230509

協議

10

正副理事長会議

20231010

協議

5

理事会

20230523

協議

10

理事会

20231024

協議

6

正副理事長会議

20230613

協議

11

正副理事長会議

20231114

協議

6

理事会

20230627

協議

11

理事会

20231128

審議

7

正副理事長会議

20230711

協議

 

 

 

 

 

7

理事会

20230725

審議

 

 

 

 

 

※議案上程スケジュールは、年間事業フレームに沿って的確な時期に上程を行う