2023年度9月交流会計画書()の件について

報告

 

 

事業名

公益社団法人霧島青年会議所2023年度9月交流会

担当副理事長(上程責任者)

竹原真麻

委員長名

八重尾男樹

 

委員会名

エクスパンション広報委員会

文書作成者役職・氏名

委員長 八重尾男樹

 

議案上程日

2023721

議案確認日

2023721

 

 

事業要項(企画)

 

1.実施に至る背景

霧島青年会議所は本年度「共存共栄」の精神で活動を行っております。本年度のスローガンを達成するには、同地域の青年団体と交流を図り、地域の発展に向け共に活動していける体制を作る必要があります。

2.本事業で描く夢

「共存共栄」の精神で地域に住み暮らす人同士が力を合わせ、魅力溢れるまち確立します。

3.目的

【対内】

他団体と交流し、今後も連携して地域をより良くしていく協力体制を築くことを目的とします。

 

【対外】

JCI霧島の活動に参加し、交流を深めることを目的とします。

4.連携する外部/内部

パートナー種別

霧島商工会議所青年部

霧島市商工会青年部

5.実施日と実施前後のスケジュール

■実施日

2023910日(日)

運動会

鎌田建設株式会社 体育館

受付 15:45

開始 16:15

修了 17:45

 

BBQ

国分キャンプ海水浴場

開始 18:30(運動会終わり移動完了次第)

終了 20:30

 

9月交流会事前出欠アンケート

910()の出席率 57日現在 71.43%(35名中25)

 

案内文(会員)

案内文(仮会員)

案内文(直前理事長)

案内文(霧島商工会議所青年部)

案内文(霧島市商工会青年部)

来賓代表挨拶【塩月支部長】

三本締め挨拶【内村会長】

お礼状(商工会議所青年部)

お礼状(商工会青年部)

出欠返信シート(霧島市商工会青年部)

出欠返信シート(霧島商工会議所青年部)

 

■実施前後のスケジュール

52

JC会館

定例委員会

59

ZOOM

5回正副理事長会議

515

電話

会場仮押さえ

516

商工会館

5月例会

523

JC会館

5回理事会

5月中

JC会館

霧島商工会議所青年部

霧島市商工会青年部

案内状送付

66

JC会館

定例委員会

613

ZOOM

6回正副理事長会議

620

福祉センター

6月例会

627

JC会館

6回理事会

74

JC会館

定例委員会

711

ZOOM

7回正副理事長会議

718

福祉センター大会議室

7月例会

725

JC会館

7回理事会

81

 

定例委員会

競技リハーサル

現段階での出欠確認(三団体すべて)

88

ZOOM

8回正副理事長会議

815

 

8月通常総会

822

JC会館

8回理事会

81920

熊本城ホール

九州コンファレンス2023in熊本

831

 

他団体出欠締め切り

95

 

定例委員会

当日必要書類の準備

備品の買い出し、準備

会員の出欠確認

99

JC会館

前日リハーサル、準備

910

鎌田建設体育館

交流会当日

6.実施場所

運動会

場所     鎌田建設株式会社 体育館

住所     霧島市国分敷根141

電話番号  099546-3000

会場図 運動会

会場選定理由書

 

BBQ

場所     国分キャンプ海水浴場

住所     霧島市国分下井2512

電話番号  0995-45-1550

会場図 BBQ

 

雨天時:軽い雨天時は屋根付きの野外で決行。豪雨時は霧島市・海鮮太郎にて交流会を行います。

雨天時の判断:交流会2日前の98日時点での当日の降水確率50%以上ならば会場を変更します。

7.事業内容

 (目的達成のための手法)

具体的手法

【運動会】 16:1517:45

1.     開会宣言

2.     理事長挨拶

3.     来賓紹介

4.     来賓代表挨拶(塩月支部長)

5.     ルール説明

6.     準備運動(ラジオ体操)

7.     メインプログラム

    三団体対抗運動会

    種目  氷鬼

         椅子取りゲーム

ガチンコ綱引き

8.     閉会宣言

チーム割り表

三団体交流運動会競技説明

 

BBQ in 下井ビーチ】 運動会終わり次第〜20:30

1.     乾杯(橋直前理事長)

2.     歓談

3.     ぐるぐるビーチフラッグ

4.     運動会結果発表(景品授与)

5.     各団体PRタイム

6.     三本締め(内村会長)

7.     閉会

 

次第

進行表

シナリオ

 

【手法説明】

 

●全会員で交流会を行うために、事前に全会員へラインにて案内文を送付いたします。担当委員会で出席の確認がとれないメンバーへの連絡を行い、本番までに出席できるようにスケジュール調整をお願いします。出欠状況は委員会メンバー内で把握し相互に情報交換を行います。欠席予定者に対しては、親交の深いメンバーや、担当委員長からも連絡頂き、出席して頂ける様お願いをいたします。

 

【工夫と期待される効果】

 

●事前準備について

 

工夫1:早めのリハーサルを行う事で課題を見出し改善へ取り組みやすくする。

効果1:段取り把握を早めに周知出来て、当日の進行をスムーズ゙に出来る準備が出来る。

工夫2:役割担当を早めに周知します

効果2:事前準備等に参加していただき、当日の進行をスムーズにします。

役割表

工夫3:事前に委員会で備品リストの精査を行い、不備がないようにします。

効果3:当日、万全にするための準備ができます。

備品リスト

 

●進行について

 

工夫1:例会などで司会進行を経験したことのあるメンバーにお願いします。

効果1:慣れているメンバーが行うことで司会進行をスムーズに行えます。

工夫2:来賓挨拶時タイムキーパーを視界内に配置します。

効果2:挨拶時間を厳守して頂きスムーズな進行をこころがけます。

 

●当日について

 

工夫1:他団体のメンバーにも各団体のポロシャツで来てもらうようにします。

効果1:一目で見てどこの団体の人かわかるような環境を作れます。

工夫2:他団体にものぼりを持ってきてもらい、会場外につけます。

効果2:三団体で交流会をしていることの周知につながります。

工夫3:他団体の方にも名刺を多めに持ってきてもらいます。

効果3:名前など知らないメンバーも多数いると思うので、名刺交換を行い交流します。

 

8.目的の検証方法

参加員数のチェック

検証指標

アンケート回答(対内、対外)

9月交流会アンケート

検証水準

設問1.2(はい)100

検証期日

9月交流会当日

9.対象者及び参加員数

(対内) 公益社団法人霧島青年会議所全会員

2023年度JCI霧島会員名簿(6月27日現在)

 

正会員   36

仮会員    6

特別会員   1

計       43

 

(対外)

霧島商工会議所青年部  30

霧島市商工会青年部        30

合計 60

10.前回の上程より、

ブラッシュアップした点

競技の変更

会費の変更

 

11.

予算総額

0

事業計画収支予算書へ

12.

引用著作物の有無

13.

対外配付資料の

有無

14.

公益性の有無

15.審議対象資料

16.参考資料

1)

案内文(会員)

1)

基本方針  公益目的事項7項目 年間事業計画

2)

案内文(仮会員)

2)

2023年度JCI霧島会員名簿(6月27日現在)

3)

案内文(直前理事長)

3)

進行表

4)

案内文(霧島市商工会青年部)

4)

シナリオ

5)

案内文(霧島商工会議所青年部)

5)

役割表

6)

三本締め挨拶【内村会長】

6)

領収書

7)

来賓代表挨拶【塩月長】

7)

備品リスト

8)

お礼状(商工会青年部)

8)

会場図 BBQ

9)

お礼状(商工会議所青年部)

9)

会場図 運動会

10)

次第

10)

9月交流会事前出欠アンケート

11)

9月交流会アンケート

11)

チーム割り表

12)

出欠返信シート(霧島市商工会青年部)

12)

三団体交流運動会競技説明

13)

出欠返信シート(霧島商工会議所青年部)

13)

会場選定理由書


前回までの流れ(意見と対応)

 

7回正副理事長会議

 

開催日

2023

7

11

(火曜日)

報告

意見1:

一番上の部分。協議事項ではないので、報告に修正して下さい。

対応1:

報告に修正しました。

意見2:

予算が余ったらどのように処理しますか?

対応2:

余った予算は互助会費に入れさせて頂きます。

 

6回正副理事長会議

 

開催日

2023

6

13

(火曜日)

協議

意見1:

競技時間の検証結果を出して下さい。

対応1:

今回は道具の手配などが出来ていなく行えておりません。

意見2:

子どもを入れるなら、案内文を入れたほうが良くないですか?

対応2:

今回は大人と一緒に競技をすると危ないので子どもは参加させないこととなりました。

意見3:

懇親会の場所が同じ所が続いて要るので他の所も考えてみて下さい。

対応3:

今回仮会員の田實君が焼肉屋さんなのでお願いした所許可の問題でバーベキューは出来ないけどひさひさとの合同でさせて頂きますとの返事をもらえたのでお願いしました。

 

5回理事会

 

開催日

2023

5

23

(火曜日)

協議

意見1:

混合チームでも大丈夫かの確認をお願いします。

対応1:

商工会は可能でした。商工会議所は6月の役員会まで待って下さいとのことでした。

意見2:

出欠返信シートの出席、欠席の文字を削除して下さい。

対応2:

出席、欠席の文字を削除しました。

意見3:

出欠返信シートを二団体用作って下さい。

対応3:

商工会青年部、商工会議所青年部用を新たに作成し追記しました。

意見4:

子どもも参加できる競技を入れて下さい。

対応4:

鬼ごっこ玉入れ、借り人競争を子どもも参加できる競技に変更しました。

 

5回理事会 事前配信

 

開催日

2023

5

19

()

協議

意見1:

背景の書き方が違うのでもっとほかの議案を見て書いて下さい。

対応1:

霧島青年会議所は本年度「共存共栄」の精神で活動を行っております。本年度のスローガンを達成するには、同地域の青年団体と交流を図り、地域の発展に向け共に活動していける体制を作る必要があります。と理事長所信と本年度スローガンを参考にし、精査させていただきました。

意見2:

背景の一団体の力では限界がありの部分、根拠はありますか。

対応2:

2023年度理事長所信の『はじめに』の部分に一団体の影響力では限界があります。という文章がありましたので引用させていただきました。

意見3:

会場選定理由書を付けて下さい。

対応3:

参考資料に会場選定理由書を追記しました。

意見4:

備品リストに横断幕を追加して下さい。

対応4:

備品リストに交流会用の横断幕を追記しました。

 

5回正副理事長会議

 

開催日

2023

5

9

(火曜日)

協議

意見1:

背景 抽象的に感じます。現状の課題を具体的に書いてください。

対応1:

全体的に精査し、『青年会議所は地域をより良くする活動を行っていますが、一団体の力では限界があり、今後はもっと他団体との交流を深め、地域の発展に向けより良い活動をしていく必要があります。』となりました。

意見2:

選定理由書いりますか。書くのなら本会を参考に書く。添付するなら6へお願いします。

対応2:

選定理由書は必要ないと考え、削除しました。

意見3:

運動会会場図、他団体の旗は不要?据えるなら配置も考慮して下さい。

対応3:

会場図を精査し、他団体ののぼりを置く場所を追記しました。

意見4:

BBQ会場図、綺麗に作る。マイクなども記載して下さい。

対応4:

全体的に修正し、マイク、テーブルなどは追記しました。

意見5:

メインの競技が普通なのでもっとおもしろいのを考えて下さい。シナリオは盛り上げるやつ考えておく必要ありです。

対応5:

メインの競技を工夫し、面白いものに精査しました。

意見6:

案内文見直し体裁文章など修正して下さい。

対応6:

案内文の文章を精査し、全体的に修正しました。

意見7:

お礼状、乾杯のご発声、来賓代表挨拶のお願いも違和感あります。精査して下さい。

対応7:

文章を全体的に精査しました。

意見8:

予算書を作成して下さい。新春懇談会の参考に。損益、文益を分かるようにお願いします。

対応8:

交流会の予算書を新しく作成しました。

意見9:

他団体案内文に団体名を記載して作って下さい。

対応9:

商工会議所青年部、商工会青年部の二団体用の案内文を作成し、添付しました。

意見10:

返信用を一緒に送って下さい。登録用の返信シートも添付してください。

対応10:

返信用の登録シートを作成し、添付しました。

意見11:

登録料は1人と追記して下さい。

対応11:

15,000円と修正しました。

意見12:

案内文、会員、仮会員、直前の青年会議所の所が真ん中にきてるので、右寄せにして下さい。

対応12:

案内文の文字を右寄せに修正しました。

意見13:

競技は団体との交流を持てる競技も入れてみたら?

対応13:

他団体と交流を持てる競技は難しいと委員会で話が出て、混合チームで競技を行うことになりました。

意見14:

会場の確認をお願いします。

対応14:

海浜公園体育館ではできる競技が決められており、鎌田建設株式会社の体育館に変更となりました。

 

 

 

●議案上程スケジュール

 

 

事業計画 ・ 予算

 

事業報告 ・ 決算

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

5

理事会

2023523

協議

 

 

 

 

※議案上程スケジュールは、年間事業フレームに沿って的確な時期に上程を行う